実行結果レポートの作り方（処理件数・エラー一覧・所要時間と、担当者に伝わる書き方）

結果レポートは誰が読むのか

ロボットの処理が終わったあと、業務の担当者が最初に確かめたいのは、「全部終わったのか」「自分が対応すべきものはあるか」の2点です。ロボットの管理者であれば、「いつもどおりに動いたか」「処理時間が延びていないか」も気になります。

結果レポートは、ロボットのためではなく、読む人の次の行動のために作ります。Management Console のログはロボットの動きを確認するには便利ですが、業務の担当者が毎回見に行くものではありません。業務の言葉で書かれた結果レポートを、決まった場所に出力するのがおすすめです。

載せる項目

レポートには、少なくとも次の項目を入れます。

• ロボット名と実行日時（開始・終了）、所要時間
• 入力ファイルの名前と、入力の件数
• 結果ごとの件数（完了・エラー・対象外・要確認）
• 件数の整合（入力件数と、結果ごとの件数の合計が一致しているか）
• エラーと要確認の件の一覧（どの件か、理由、対応方法）
• 出力ファイルの保存場所

サマリーと明細を分ける

Excel でレポートを作る場合は、1枚目のシートにサマリー、2枚目以降に明細、という構成にすると読みやすくなります。サマリーは、開いた瞬間に結果が分かることが目的です。

• サマリー：実行日時、所要時間、件数の集計、「対応が必要な件：3件」のような一言
• エラー一覧：対応が必要な件だけを抜き出した表。担当者はこのシートだけ見ればよい
• 全件明細：全件の処理結果。問い合わせや監査のときに参照する

担当者に伝わるエラーの書き方

エラーの理由を、システムやロボットのメッセージのまま書くと、担当者には何をすればよいか伝わりません。「何が起きたか」と「何をすればよいか」を業務の言葉で書きます。

• 伝わりにくい例：「要素が見つかりません（ステップ：得意先選択）」
• 伝わる例：「得意先コード 30418 がシステムに登録されていません。得意先の登録後、ステータスを空欄に戻して再実行してください」
• 伝わりにくい例：「Timeout」
• 伝わる例：「システムの応答が遅く、登録できたか確認できませんでした。システムの画面で登録の有無を確認してください」

所要時間を記録して活かす

所要時間は、その場では読み飛ばされがちですが、記録を続けると役に立ちます。1件あたりの処理時間がいつもより長くなっていれば、操作しているシステムの遅延や、ロボットの待機時間の設定の見直しが必要な兆候です。件数の増加でスケジュールの間隔に収まらなくなる前に気づくこともできます。毎回のサマリーを1行ずつ実行履歴のファイルに追記しておくと、月ごとの件数や削減時間の集計にもそのまま使えます。

よくある失敗

結果レポートで起きやすい失敗です。

• エラーが0件のときにレポートを出さず、「動かなかった」のか「問題がなかった」のか区別できない
• ロボットが途中で止まるとレポートが作られない（止まったときも、そこまでの結果を出す作りにする）
• 毎回同じファイル名で上書きし、過去の結果を確認できない
• レポートの項目が多すぎて、対応が必要な件が埋もれる

ほかの記事