本番移行と運用手順書(ロボットを業務に引き渡すときに用意するもの)
テストが終わったロボットを本番で使い始めるときの手順と、業務の担当者・管理者に引き渡す運用手順書に書いておくべき内容をまとめます。
本番移行の流れ
テストが終わったら、いきなり全面的に切り替えるのではなく、段階を踏んで本番に移行すると、問題が起きたときの影響を小さくできます。
- 本番環境への登録:ロボットを本番用のプロジェクトに登録し、本番の認証情報・入出力フォルダを設定する
- 並行運用:しばらくの間、ロボットと手作業を両方行い、結果が一致することを確認する
- 切り替え:問題がなければ手作業をやめ、ロボットの結果を確認する運用に移る
- 振り返り:1〜2か月後に、エラーの発生状況や効果を振り返る
運用手順書に書くこと
ロボットを業務の担当者に引き渡すときは、運用手順書を用意します。開発者がいなくても、日常の運用と簡単なトラブル対応ができることが目標です。
- ロボットの目的と処理の概要(何を入力に、何をして、何を出力するか)
- 実行スケジュールと、入力ファイルを置く場所・期限
- 結果の確認方法(出力ファイル、通知メールの見方)
- エラーが起きたときの対応(データを直して再実行する手順、連絡先)
- 手作業に戻す場合の手順(ロボットが使えないときの代替)
- パスワード変更などの定期的な作業と担当者
「手作業に戻す手順」を残す
ロボットを導入すると、担当者がその業務の手作業のやり方を忘れていきます。システムの大きな改修や障害でロボットがしばらく使えなくなったとき、手作業の手順が分からないと業務が止まります。開発前に作った業務手順書を、手作業の手順として最新の状態で残しておくことが大切です。
変更管理のルール
本番で動いているロボットを修正するときは、修正前の版を残し、テスト環境で確認してから本番に反映する、というルールを決めておきます。誰がいつ何を変えたかを記録しておくと、修正後に問題が起きたときに、すぐに元の版に戻せます。
また、操作しているシステムの改修予定を事前に共有してもらう仕組みも、運用手順書に書いておきます。
効果を記録する
ロボットによって削減できた作業時間や、ミスの減少を記録しておくと、次にどの業務を RPA 化するかを検討するときの判断材料になります。ロボットの保守にかかった時間もあわせて記録し、効果と手間のバランスを見ながら、ロボットの改善や廃止を判断します。
※BizRobo! は RPA テクノロジーズ株式会社の製品です。本サイトは同社とは関係のない個人の解説サイトです。画面や機能の名称は、製品のバージョンによって異なる場合があります。
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