人向けの業務手順書を RPA 向けに書き直す（曖昧な表現をなくし、判断基準を数値にする）
人が読むことを前提にした業務手順書は、そのままではロボットの設計に使えません。曖昧な表現の言い換え、判断基準の数値化、画面・項目単位での書き方を、書き直しの例とともに解説します。
人向けの手順書がそのまま使えない理由
業務の手順書は、読む人が業務の背景を知っていることを前提に書かれています。「内容を確認して問題なければ登録する」「金額が大きい場合は上長に確認する」といった書き方でも、人なら経験から判断できます。しかしロボットには、「何を見て」「どの条件なら」「どうする」が具体的に書かれていないと、その通りに作ることができません。
RPA の開発では、既存の手順書をもとに、ロボットが動ける粒度まで書き直す作業が欠かせません。この作業をしっかり行うと、開発中の手戻りが減るだけでなく、業務のルールそのものの曖昧さが見つかることもあります。
曖昧な表現をなくす
書き直しで最初に行うのは、曖昧な言葉を探して具体的な言葉に置き換えることです。よく出てくるのは次のような表現です。
- 「適宜」「必要に応じて」：どの条件のときに行うのかを書く
- 「確認する」：何と何を比べて、一致したら・しなかったらどうするのかを書く
- 「問題なければ」：問題とは何かを列挙する
- 「など」「その他」：対象をすべて書き出す。書き出せない分は人に回すと決める
- 「早めに」「定期的に」：日時や頻度を書く
判断基準を数値やルールにする
人が経験で判断している部分は、数値や表にできないかを担当者と一緒に考えます。「金額が大きい場合」なら「税込金額が50万円以上の場合」、「古いデータ」なら「最終更新日が90日以上前のデータ」のように書き換えます。
どうしても数値にできない判断（文面のニュアンスを読む、取引先との関係を考慮する、など）は、無理にロボットに任せず、「この条件のものは人の判断に回す」と手順書に明記します。判断を人に残す部分をはっきりさせることも、書き直しの大事な成果です。
画面・項目単位で書く
ロボット向けの手順は、「どの画面の」「どの項目に」「何を入れるか」を1行ずつ書きます。画面名と項目名は、実際の画面の表示どおりに書いておくと、開発者が迷いません。入力する値も、元データのどの列から取るのか、変換が必要か（全角・半角、日付の形式など）まで書いておきます。
画面ごとに、操作の後にどうなれば成功なのか（「登録しました」と表示される、受付番号が表示される等）も書いておくと、ロボットに成功の確認を組み込みやすくなります。
書き直しのサンプル
架空の経費精算の手順を例に、書き直し前と後を比べます。
- 書き直し前：申請内容を確認し、問題なければ承認する。金額が大きいものは上長に回す。
- 書き直し後1：精算システムの「承認待ち一覧」画面で、申請を1件ずつ開く
- 書き直し後2：「領収書添付」欄にファイルが1件以上あるかを確認する。0件なら「差し戻し候補（添付なし）」に記録して次へ
- 書き直し後3：「申請金額」が税込5万円以上なら「上長確認」に記録して次へ（ロボットは承認しない）
- 書き直し後4：「勘定科目」が科目一覧表にあるかを確認する。なければ「差し戻し候補（科目不明）」に記録
- 書き直し後5：上記に該当しなければ「承認」ボタンを押し、「承認しました」の表示を確認して記録する
担当者と一緒に読み合わせる
書き直した手順書は、必ず業務の担当者と読み合わせをします。「この場合はどうしていますか」と例外を一つずつ確認していくと、手順書に書かれていなかった判断がたくさん見つかります。こうして固めた手順書は、そのままロボットの仕様書として使え、稼働後の保守や引き継ぎでも役に立ちます。業務の洗い出しから分割までの全体の流れは、開発の進め方の記事で紹介しています。
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