【食品製造】取引先の受注データを取り込み、出荷指示を作るロボットのシナリオ
取引先の受発注サイト（Web EDI など）から受注データを取得し、自社の受注システムに登録して、倉庫向けの出荷指示データを作るまでのロボットの流れと、締め時刻・欠品の扱いなどのポイントを解説します。
想定する業務
食品メーカーでは、小売・卸の取引先から、取引先ごとの受発注サイトで注文を受けることが多くあります。担当者は毎朝、複数の取引先のサイトにログインして注文を確認し、自社の受注システムに入力して、倉庫に出荷を指示します。賞味期限の短い商品では、受注から出荷までの時間が限られるため、この作業の遅れは欠品や配送の遅れに直結します。
ロボットの処理の流れ
取引先ごとに受注データの取得を行い、共通形式にそろえてから自社システムに登録します。
［受注取り込み・出荷指示の流れ（例）］
1. 締め時刻を確認（例：当日出荷分は 9:00 締め）
2. 繰り返し：取引先ごとに
2-1. 取引先の受発注サイトにログイン
2-2. 未確認の注文データをダウンロード（または画面から取得）
2-3. 取引先の商品コードを自社の品目コードに変換（変換表を参照）
3. 共通形式にそろえた受注を、自社の受注システムに登録
4. 在庫を確認し、引当できない（欠品の）明細を抽出
5. 倉庫向けの出荷指示データを出力し、欠品の一覧を営業担当に通知商品コードの変換表を整備する
取引先は、それぞれ独自の商品コードで注文してきます。自社の品目コードとの変換表を Excel などで整備し、ロボットはそれを参照して変換します。変換表にない商品コードの注文が来たときは、推測で変換せず、「変換できない明細」として人に確認してもらうのが安全です。新商品の発売や規格変更のたびに変換表の更新が必要になるため、更新の担当者を決めておきます。
締め時刻と欠品の扱い
当日出荷の締め時刻に間に合うよう、ロボットの実行時刻を決めます。締め時刻を過ぎて届いた注文をどう扱うか（翌日出荷にする、営業担当に確認する）も、業務のルールとして決めておき、ロボットに組み込みます。
欠品の判断や、代替品の提案、取引先への連絡は、取引先との関係を踏まえた判断が必要なため、人が行います。ロボットは欠品の一覧を早く正確に知らせることで、その判断の時間を作る役割を担います。
- 締め時刻の前に余裕を持って実行する
- 締め時刻後の注文の扱いをルール化する
- 欠品の判断と取引先への連絡は人が行う
取引先のシステムを扱うときの注意
取引先の受発注サイトは、取引先の都合で画面が変わることがあります。変更の案内が届いたら、ロボットの台帳で影響を確認し、修正とテストを行います。また、取引先によっては EDI のデータ連携（ファイルでの受け渡し）に対応している場合があるので、画面操作よりも安定した方法が使えないかを確認しておくと、長期的な保守の手間を減らせます。
※BizRobo! は RPA テクノロジーズ株式会社の製品です。本サイトは同社とは関係のない個人の解説サイトです。画面や機能の名称は、製品のバージョンによって異なる場合があります。 取引先のシステムの利用条件は、各取引先との取り決めを確認してください。