【不動産】空室の募集状況を確認して一覧にするロボットのシナリオ
管理物件の空室情報と、社内の物件管理システム・掲載管理画面の情報を突き合わせ、募集の出し忘れや掲載の取り下げ忘れを見つけるロボットの流れを解説します。
想定する業務
賃貸管理会社では、空室が出たら募集を開始し、入居が決まったら募集を止める、という作業を物件ごとに行います。物件数が多くなると、「空室なのに募集が出ていない」「成約済みなのに募集が残っている」といった漏れが起き、空室期間が延びたり、問い合わせへの対応で手間が増えたりします。
このシナリオでは、社内の物件管理システムの空室情報と、募集の掲載状況を突き合わせ、ずれのある部屋を一覧にして担当者に知らせます。
ロボットの処理の流れ
ロボットは「情報を集めて突き合わせ、ずれを知らせる」までを担当し、掲載の開始や停止の判断と操作は担当者が行います。
［募集状況チェックロボットの流れ（例）］
1. 物件管理システムから、全部屋の入居状況（入居中／空室／申込あり）を CSV で取得
2. 募集の掲載管理画面から、掲載中の部屋の一覧を取得
3. 物件コード・部屋番号で2つを突き合わせる
・空室なのに掲載なし → 「募集漏れの可能性」
・入居中／申込ありなのに掲載中 → 「掲載停止漏れの可能性」
・空室で掲載中だが、掲載開始から長期間たっている → 「募集条件の見直し候補」
4. ずれのある部屋を担当者別にまとめた一覧を出力
5. 担当者ごとに件数を通知突き合わせのキーをそろえる
物件管理システムと掲載管理画面で、物件名や部屋番号の書き方が違うことがよくあります（「101」と「101号室」、全角と半角など）。突き合わせの前に表記をそろえる処理を入れるか、両方のシステムで共通の物件コードを持てるようにしておくと、誤ったずれの検出を減らせます。
- 部屋番号の「号室」の有無、全角・半角をそろえる
- 物件名ではなく、できるだけ物件コードで突き合わせる
- 突き合わせできなかった部屋は「照合不可」として別に一覧にする
外部の不動産ポータルを扱う場合
自社の掲載管理画面ではなく、外部の不動産情報サイトの掲載状況を確認したい場合は、そのサイトの利用規約で自動操作やデータの取得が認められているかを必ず確認してください。多くの場合、掲載を出している会社向けの管理画面やデータ連携の仕組みが用意されているので、それを使う方が確実で安全です。
運用のポイント
毎朝このロボットを動かし、担当者が出社したときに一覧を確認する運用にすると、募集の出し忘れに早く気づけます。最初は誤検知が多くても、表記のゆれへの対応を少しずつ追加していけば、精度が上がっていきます。一覧の件数の推移を記録しておくと、業務の改善の効果も確認できます。
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