【人材】求人媒体の応募者情報を管理システムに取り込むロボットのシナリオ
複数の求人媒体の管理画面から新しい応募者の情報を取得し、自社の応募者管理システムに登録して担当者に知らせるロボットの流れと、媒体ごとの違いへの対応、個人情報の扱いを解説します。
想定する業務
人材紹介・派遣の会社や採用担当の部署では、複数の求人媒体（求人サイト）に求人を出し、各媒体の管理画面に届いた応募者の情報を、自社の応募者管理システムに転記しています。応募への連絡は早さが大切なので、転記が遅れると、他社に先を越されてしまうこともあります。
このシナリオでは、ロボットが一定時間ごとに各媒体の管理画面を確認し、新しい応募者を自社システムに登録して、担当者に通知します。
ロボットの処理の流れ
媒体ごとに画面の作りが違うため、「媒体から取得する部分」は媒体ごとのロボットに分け、「自社システムに登録する部分」は共通のロボットにすると、保守しやすくなります。
［応募者取り込みの流れ（例）］
■ 媒体ごとのロボット（媒体A、媒体B…）
1. 媒体の管理画面にログイン
2. 新着応募の一覧を開き、前回取得以降の応募を取得
（応募日時・応募者の氏名・連絡先・応募求人・経歴の要約）
3. 共通形式の CSV に出力し、取り込み用フォルダに置く
■ 共通の登録ロボット
4. 取り込み用フォルダの CSV を読み込む
5. 氏名・電話番号・メールアドレスで既存の応募者を検索し、重複を確認
6. 新規の応募者を応募者管理システムに登録
7. 求人ごとの担当者に、新しい応募があったことを通知媒体ごとの違いへの対応
求人媒体の管理画面は、媒体の都合で予告なく変わることがあります。媒体ごとにロボットを分けておけば、1つの媒体の画面が変わっても、ほかの媒体の取り込みは止まりません。また、媒体によっては、応募者データを CSV で出力する機能や、外部システムと連携する機能を提供していることがあるので、まずそれが使えないかを確認します。
管理画面を自動で操作することが、媒体の利用規約で認められているかも、事前に確認が必要です。
重複の判定
同じ人が複数の媒体から応募したり、過去に登録したことがあったりするため、登録の前に重複を確認します。氏名だけで判定すると同姓同名を誤って同一人物とみなすおそれがあるので、電話番号やメールアドレスと組み合わせて判定し、判断がつかない場合は「重複の可能性あり」として人に確認してもらいます。
個人情報の扱い
応募者の情報は、本人の応募の目的の範囲で扱う必要がある個人情報です。中間ファイル（共通形式の CSV）は、登録が終わったら削除するか、アクセスの限られた場所に保管します。担当者への通知には、応募者の詳細な情報を書かず、「〇〇の求人に新しい応募があります」と管理システムへのリンクだけを送る形にすると、メールの誤送信などによる漏えいのリスクを減らせます。
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