【保険】申込データを基幹システムへ転記するロボットのシナリオ
保険の申込内容（Excel や申込受付システムのデータ）を、保険契約の基幹システムへ入力するロボットの処理の流れと、入力チェック・二重登録防止・証跡の残し方のポイントを解説します。
想定する業務
保険会社や代理店では、Web やタブレットで受け付けた申込内容を、契約管理の基幹システムに入力し直す作業が残っていることがあります。項目数が多く、1件あたりの入力に時間がかかるうえ、入力ミスが契約内容の誤りにつながるため、ダブルチェックにも手間がかかります。
このシナリオでは、申込受付システムから出力した申込データの一覧（Excel）を読み込み、基幹システムの入力画面に1件ずつ登録します。
ロボットの処理の流れ
入力の前に値をチェックし、基幹システムで重複がないかを確認してから登録するのがポイントです。
［申込データ転記ロボットの流れ（例）］
1. 入力フォルダの申込一覧（Excel）を読み込む
2. 基幹システムにロボット用アカウントでログイン
3. 繰り返し：未処理の申込ごとに
3-1. 入力チェック（必須項目、生年月日の形式、郵便番号の桁数、商品コードの存在）
→ 不正なら「入力エラー」として記録し次の件へ
3-2. 申込番号で基幹システムを検索し、登録済みでないかを確認
→ 登録済みなら「重複のためスキップ」と記録
3-3. 契約者情報・被保険者情報・商品・保険料を入力して登録
3-4. 登録後に表示される受付番号を取得して記録
3-5. 登録完了画面のスクリーンショットや内容を証跡として保存
4. 結果ファイルを出力し、担当者に件数とエラーを通知設計のポイント
保険の申込データは、項目の組み合わせによって入力する画面や項目が変わる（商品ごとの特約、被保険者が複数など）ことがあります。最初から全パターンに対応しようとせず、件数の多い商品・パターンから対象にして、対象外の申込は「対象外」として人に回す設計にすると、ロボットを早く安定させられます。
- 対象の商品・パターンを絞り、対象外は人に回す
- 登録前に重複を確認する（再実行時の二重登録防止）
- 受付番号と証跡を残し、後から確認できるようにする
個人情報の扱い
申込データには、氏名・生年月日・住所・健康状態など、慎重な扱いが必要な個人情報が含まれます。入力ファイルや結果ファイル、証跡の保存場所は、アクセスできる人を限定したフォルダにし、保存期間を決めて不要になったら削除します。エラー通知のメールに個人情報をそのまま書かず、申込番号だけを書いて、詳細は権限のある人が結果ファイルで確認する運用にすると安全です。
人のチェックをどこに残すか
ロボットは入力ミスをしませんが、元の申込データが間違っていれば、そのまま登録されます。導入後も、申込内容の審査や、登録結果の抜き取りチェックなど、人が判断すべき工程は残します。ロボットの役割は「転記の手間とミスをなくす」ことで、内容の妥当性の判断までは任せない、という線引きを関係者で共有しておくことが大切です。
※BizRobo! は RPA テクノロジーズ株式会社の製品です。本サイトは同社とは関係のない個人の解説サイトです。画面や機能の名称は、製品のバージョンによって異なる場合があります。 シナリオは説明用の例で、特定の会社・システムの手順ではありません。