【人材】勤怠システムから残業時間を取得し、上限に近い人を一覧化して通知するロボットのシナリオ
勤怠システムから社員やスタッフの残業時間を取得し、月の上限や社内基準に近づいている人を一覧にして、所属の管理者や担当者に知らせるロボットの流れと、基準の持ち方・例外処理・個人情報の扱いを解説します。
想定する業務
人材派遣の会社や人事部門では、働く人の残業時間が法令や社内の基準を超えないよう、月の途中から状況を確認して、必要に応じて業務量の調整を依頼します。対象者が多いと、勤怠システムから一人ずつ確認するのは大変で、月末になってから超過に気づく、ということも起こりがちです。
このシナリオでは、ロボットが毎週（月末が近づいたら毎日）勤怠システムから残業時間を取得し、基準に近い人を一覧にして担当者に知らせます。システム名や項目は説明用の架空のものです。
入力と出力
入力と出力は次のとおりです。
- 入力1：勤怠システム（架空）の月次集計（社員番号、氏名、所属、当月の残業時間の累計）
- 入力2：基準表（注意・警告の段階ごとの時間、雇用形態ごとの違いなど、人事部門が管理）
- 入力3：所属と管理者・担当者の対応表
- 出力1：基準に近い人の一覧（段階、残業時間、基準までの残り時間）
- 出力2：管理者・担当者ごとの通知
ロボットの処理の流れ
基準の時間はロボットの中に書かず、基準表から読み込みます。社内の基準が変わったときに、ロボットを直さずに済むようにするためです。
- 勤怠システムにロボット用アカウントでログインし、当月の月次集計を出力・取得する
- 基準表と、所属と管理者の対応表を読み込む
- 一人ずつ、残業時間の累計を基準表の段階（例：注意、警告）と比べる
- 月の経過日数から月末時点の見込み時間を計算し、見込みでも段階を判定する
- 段階に該当する人を、所属ごとの一覧にまとめる
- 管理者・担当者ごとに、自分の担当分だけを通知する
- 全体の件数のまとめを人事部門に送る
例外処理
勤怠の締めが終わっていない人、打刻漏れで残業時間が正しく集計されていない人は、数字が実際より小さく出ることがあります。勤怠システムで「未承認」や「打刻漏れ」の状態が分かる場合は、その人を「確認が必要」として別に一覧にします。
所属が対応表にない人（新しく入った人や異動直後の人）は、通知先が決められないため、人事部門の一覧に入れて確認してもらいます。勤怠システムからデータを取得できなかった日は、前回の結果を使い回さず、取得できなかったことを通知します。
設計のポイントと個人情報の扱い
累計だけでなく見込み時間を出すと、「まだ基準内だが、このままでは超える人」を早めに見つけられ、業務調整の時間を確保できます。見込みの計算方法（営業日で割るか、暦日で割るか）は人事部門と決めておきます。
残業時間は個人の働き方に関わる情報なので、通知は担当する人の分だけに絞り、全員の一覧を広く配らないようにします。応募者情報を扱う人材の別シナリオと同様に、メール本文には詳細を書かず、権限のある人だけが見られる場所に一覧を置く形が安全です。ロボットは状況を知らせるまでを担当し、業務の調整や本人への声かけは管理者が行います。
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